كل ما تحتاج معرفته عن الفوترة الإلكترونية

ماهي الفاتورة الالكترونية ؟ 

كلما زاد التنوع فِي الخيارات المتوفرة أصبحت تقع علينا مسؤوليات أكبر لاختيار الحلول الأمثل والأكثر فعالية سواء لمصلحتك كتاجِر أو لمصلحة عملاء تجارتك وكخطوة لتبرز بين جميع المنافسين، وعندما نتحدث عن عمليات الدفع فهي واحِدة مِن أكثر النقاط تشعبًا خاصة في ظل الطفرة الرقمية وتقنية المعلومات التي نشهدها، وتوفر الأجهزة وأنظمة المعلومات الرقمية أدَّى لتحويل معظم العمليات مِن تقليدية إلى إلكترونية. مِن ضمن هذه العمليات تقع الفوترة الإلكترونية. 

الفاتورة الالكترونية

ما هي الفوترة الإلكترونية؟ 

هي عملية تسمح بإرسال الفواتير عبر الوسائل الإلكترونية، حيث يتم إنشاء الفواتير بشكل رقمي بواسطة معدات إلكترونية وبرامِج وأنظمة مختلفة وإرسالها للشخص المطالب بالدفع (الدافع أو المسدد) عن طريق البريد الإلكتروني أو بوابة فوترة إلكترونية ثم معالجتها وتخزينها في مكان واحِد. 

ما هي الفاتورة الإلكترونية؟ 

تعتبر الفواتير الإلكترونية خيار غير ورقي لتسليم الفواتير، حيث يمكن تقديم الفواتير إما على موقع ويب أو كوثيقة إلكترونية بصيغة ملف PDF والتي تعطِي العميل القدرة عَلى مراجعة فواتِيره بدقة قبل الدفع. تحل هذه الطريقة محل الأسلوب التقليدي الذي يتضمن إرسال الفواتير الورقية إلى العميل ودفعها عن طريق الوسائل اليدوية كإرسال الشيكات أو الدفع نقدًا، حيث يقوم البائع – سواءً كان البائع شركة أو مؤسسة أو مجموعة – بإصدار وإرسال الفواتير المطلوب دفعها عبر الإنترنت. 

ما الذي تتضمنه الفاتورة الإلكترونية؟

تشبه الفاتورة الإلكترونية الفاتورة الورقية التقليدية، وفي معظم الأحيان تكون الفاتورة الإلكترونية مجرد نسخة رقمية مِن الفاتورة الورقية نفسها. عادة ما تتضمن الفاتورة الإلكترونية عَلى جميع المعلومات الأساسية المتعلقة بالدفع مثل بيانات البائع والمشتري والكمية والتاريخ وشروط الدفع. ما يميز محتوى بعض الفواتير الإلكترونية عن التقليدية هو إضافة بعض البائعين رابِط إلكتروني يسمح للمشتري بالوصول إلى بوابة دفع إلكتروني والتي تمكنه مِن الاطلاع على تفاصيل الفاتورة وتسديدها بشكل مباشِر.

 

إلزام هيئة الزكاة والدخل بإصدار فواتير إلكترونية: 

في عام 2020، أعلنت الهيئة العامة للزكاة والدخل عن موافقة مجلس إدارتها على لائحة الفوترة الإلكترونية والتي تم نشرها يوم الجمعة الموافق للرابع من شهر ديسمبر 2020 ميلادي، وأعلنت عن تاريخ الإلزام بإصدار وحفظ الفواتير الإلكترونية والذي يوافق 12 شهر مِن تاريخ إصدار لائحة الفوترة الإلكترونية (الرابع من شهر ديسمبر 2021 ميلادي).

عرَّفت هيئة الزكاة والدخل الفاتورة الإلكترونية بكونها “فاتورة يتم إصدارها وحفظها وتعديلها بصيغة الكترونية منظمة عبر نظام إلكتروني وتحتوي على جميع متطلبات الفاتورة الضريبية. ولا تعتبر الفاتورة المكتوبة بخط اليد أو المصورة بماسح ضوئي فاتورة إلكترونية.”

تضمنت لائحة الفوترة الإلكترونية عَلى قائمة بالأشخاص الخاضعين لها والتي تتضمن: 

١- الشخص الخاضع للضريبة المقيم في المملكة.

٢- العميل أو أي طرف ثالث يقوم بإصدار فاتورة ضريبية نيابة عن الشخص الخاضع للضريبة المقيم في المملكة. 

٣- يستثنى مِنهم المكلفين غير المقيمين في السعودية. 

يتوجب عَلى الأفراد المحددين أعلاه: إصدار فواتير إلكترونية عن جميع تعاملاتهم التي يتوجب إصدار فواتير ضريبية عنها، بالإضافة إلى الإشعارات الإلكترونية التي يجب إصدارها في الحالات المنصوص عليها في نظام ضريبة القيمة المضافة ولائحته التنفيذية.

 

ما هي أنظمة الفوترة الإلكترونية؟ 

هي نظم حاسوبية متخصصة تساعد فِي إنشاء وتسليم الفواتير الإلكترونية. غالبًا ما تمر الفاتورة فِي نظام الفوترة الإلكترونية بالخطوات التالية:

  • جمع بيانات فواتير العملاء فِي نظام الفوترة 
  • إنشاء فواتير العملاء بواسطة نظام الفوترة 
  • تمرير الفاتورة إلى نظام الفوترة الإلكترونية 
  • جمع الفواتير وإرسالها إلى العملاء عبر الإنترنت 
  • يتلقى العميل إشعار بفاتورة جديدة 

تتميز الفاتورة الإلكترونية بمنافع كثيرة، مِن أهمها: 

 

الفاتورة الالكترونية

١- سريعة وآمنة: يمكنك مِن خلال استخدام الفوترة الإلكترونية التخلص مِن كثير من العمليات اليدوية مثل طباعة الفواتِير والإرسال البريدي والتخزين، ويتيح تبني الفوترة الإلكترونية نقل البيانات والفواتير وإدارتها بشكل سريع وفعال ويحدُّ من الفترة الزمنية التي تستغرقها عملية إعداد الفواتير ووصولها للدافع وانتظار تجاوبه معك. 

٢- سهولة تنظيم وإدارة الفواتير: الاعتماد عَلى الأساليب التقليدية واستخدام دفاتر الحسابات ليس بالأمر اليسير وتزيد فِيه احتمالية تلف أو خسارة بعض الفواتير خاصة بمجرد إستكمال عملية الدفع. ولكن لحسن الحظ، بمجرد اعتمادك على الفوترة الإلكترونية ستتمكن مِن الاحتفاظ بجميع الفواتير فِي مكان واحِد وسيتوفر لك خيار العودة لجميع بيانات الدفعات والمدفوعات لتجارتك والوصول إليها والبحث سيكون أسرع وأسهل عند الحاجة. 

٣- سهولة الاعتراض أو تعديل الفواتير: إذا احتجت أو احتاج عميلك إلى تغيير بعض الفواتير قبل تسديد دفعة سواء بيانات متعلقة بالبيانات الأساسية مِثل اسم أو عنوان مستلم الفاتورة والجهة المسددة أو المبلغ المفترض تسديده أو تفاصيل العناصر والخدمات المطلوبة أو الاعتراض عَلى فاتورة تم استلامها عن طريق الخطأ، يمكنك تقديم طلب الإعراض والتعديل بسهولة دون الحاجة للتواصل مع أو زيارة مُصدِر الفاتورة. 

٤- الحد مِن تعاملات الاقتصاد الخفي: يعرف الاقتصاد الخفي بكونه اقتصاد لا يخضع لرقابة أو إدارة الحكومة التي تقدم فيها الخدمة، حيث يتضمن إخفاء المخرجات والمدخلات عَن أعين الدولة والتستر فِي العمليات التجارية وعمليات البيع والشراء وقد ينتج عنها التهرب مِن الاستحقاقات الدولية المفروضة. حيث أن الحد مِن الاقتصاد الخفي كان الهدف الأساسِي مِن تنفيذ هيئة الزكاة والدخل لقانون الفوترة الإلكترونية. 

٥- خيار صديق للبيئة: عن طريق الحد أو التقليل مِن استخدام أوراق أو أظرف لإرسال الفواتير والشيكات بشكل يومي، حيث أن التقليل مِن استخدامها واستبدالها بعمليات إلكترونية وحفظها فِي نظام رقمي بدلًا مِن استخدام أوراق وملفات إضافية لحفظ وجمع الفواتير يُساهم بشكل كبير في الحفاظ عَلى البيئة. 

 

عوائق استخدام الفوترة الإلكترونية: 

الفاتورة الالكترونية

١- تنفيذ وتطبيق الفوترة الإلكترونية: يعد الانتقال إلى نظام الفوترة الإلكترونية تغيرًا كبيرًا لكل مِن موظفي متجرك وعملائك عَلى حد سواء. فستحتاج لتدريب موظفيك على كيفية استخدام نظام إصدار وإدارة الفواتير الإلكترونية  وقد يتطلب بعض الوقت حتَى يعتادون على استخدام النظام بكفاءة. ومِن ناحية العملاء، قد يثير الانتقال للفواتير الإلكترونية قلقهم وستكون بحاجة لاستخدام أساليب معينة لتشجيع عملائك لاعتماد هذا النظام عند التعامل مع تجارتك. 

٢-  مشاكل الاتصال بشبكة الإنترنت: لا يمكنك ضمان أن الاتصال الإنترنت سيكون سريع وسلس في كل يوم تفتتح فيه أبواب متجرك وتقوم بعمليات بيع وإصدار فواتير إلكترونية، وحدوث مشاكِل في الإنترنت سيعيق عمليات إصدار الفواتير وقد ينتج عنه إثارة غضب بعض العملاء عند التأخر فِي إكمال عمليات البيع. 

٣- مخاوف العملاء مِن مشاكِل خصوصية المعلومات: هناك احتمالية كبيرة أن سبب رفض عملائك لاستخدام الفوترة الإلكترونية يكون عائد على مخاوِف أمن المعلومات والخصوصية، حيث تحتوي الكشوفات والفواتير عَلى معلومات شخصية حساسة وقد يشعرون بالأمان أكثر عند تمكنهم مِن استلامِها وتخزينها يدويًا. تأكد مِن شرح مدى أمان نظام الدفع الإلكتروني الذي تستخدمه لعملائك وكيفية تأكدهم مِن ضمان خصوصيتهم عند استلامهم للفواتير (عَلى سبيل المثال حذف رسائل الفواتير بمجرد قراءتها أو طباعتها والتأكد مِن امتلاك كلمة مرور يصعب تخمينها لبريدهم الإلكتروني). 

كيف تبدأ بإصدار فواتير إلكترونية؟ 

يمكنك الاستفادة مِن منصة رِواء التي تقدم لك عدة حلول مِن شاشة واحِدة. حيث تمكنك منصة رِواء من حفظ وتخزين عدد لا محدود مِن فواتيرك الكترونيًا وتخزينها والعودة لها مستقبلاً بسهولة، بالإضافة إلى تقديم خيار إضافة القيمة المضافة لضمان دقة فواتيرك وتسهيل عملية تقديم الإقرارات الضريبية للقيمة المضافة.

المزيد عن

المواضيع المقترحة

اترك تعليقاً

لن يتم نشر عنوان بريدك الإلكتروني. الحقول الإلزامية مشار إليها بـ *

Open chat
1
اهلاً و سهلاً ، هل تحب أعطيك جولة على البرنامج؟